【直播精粹】对话CFO，我们聊了啥-优贲

科世达集团财务部的职能分工介绍
科世达集团的财务数字化管理工具大揭秘
分享科世达集团关于RPA战略部署
RPA在科世达的任务分配、应用场景及实现成果

Q1：如果企业在业务规则做调整后，怎样给机器人分配任务？

金总：RPA在每个公司、每个部门的应用方法是不一样的，我可以分享一下现在公司不同的一些应用方法。一种方法是财务人员不自己学RPA，请咨询公司应用RPA工具帮他把这个流程自动化掉；另外一种方法是参照我们科世达的模式，自己做流程自动化。如果是用第一种方法的话，当你业务规则发生变化时，其实就可以去找咨询公司或者IT去进行调整；如果是第二种的话，我们自己的财务人员其实就是像操作EXCEL一样在自己操作机器人，能自行在机器人流程里很快地调整好业务流程，让机器人走新的流程。

Q2：老师你好，谢谢分享，很精彩。有几个问题想问一下。1.请问用的是哪个RPA软件？2.RPA的开发是专门岗位还是全员学习？3.如果是专门岗位开发的话，对岗位有什么要求？4.鼓励全员学习的话，有什么方法确保员工会积极去学习运用？例如通过绩效或奖励？

金总：我们现在用的软件是德砺科技所推出的一个叫ChocLead RPA（中文叫巧力RPA）。我们公司现在运用巧力RPA画流程，其实对我来说不是RPA开发，RPA开发的概念其实是做这个软件，而我是这个软件的购买者和使用者。目前巧力RPA画流程我们科世达财务部是全岗学习，当然学习的效果会有差别，有些同事可能一两天就学的非常深入了，也有些同事会慢一些。关于是全员学还是定岗学，我认为是都可以的，我们需要清晰的是，我们不追求“全流程自动化”，我们把巧力当做每个人的小工具。

如果是要设专岗的话，我的建议是业务部门的人而不是IT部门的人，因为RPA最大的门槛是在业务流程上，如果是招IT来做的话，那和RPA不RPA就没有区别了，完全可以去做接口这类方式。您如果要设立专岗，我建议挑选在业务部门中挑选对逻辑清晰、对整体业务比较熟悉的同事来进行。

您提到的学习应用的问题，全员学习RPA之后，财务同事的工作肯定会发生一些变化，我们财务部15个人的规模，团队一直很稳定。如果考虑激励学习的话，您可以看看这样的方法，每个公司都会有工资总额的预算，所谓的奖金、奖励预算的盘子；在我理解来看，有的公司是控制员工数量，有的公司是控制工资增长，在我们这边，我们是控制总盘子。假如总盘子中走了人没有增加人，把多出来的工作交给机器人做，人员比较精简，这个时候就给了各位财总更大的空间去给激励、奖励，同时还满足公司的预算，另外因减少大量重复性工作提高了工作效率而不用加班，员工物质和精神上都较满足，对公司的归属感会加强。其他激励员工的方式的话，我认为是要通过提高员工内驱力的方式去促进员工学习。员工对RPA这个概念和未来财务的发展有比较清晰的认知之后，他自然就会有一个内驱力，如果让公司的财务同事多出去了解外部的学习经验、看看其他公司财务走到了什么程度，大家自然而然会产生内驱力的，让大家从内心深处感到我要学RPA。

Q3：市面上有很多RPA产品，科世达使用的是德砺研发的RPA产品，想知道科世达为什么选择德砺的RPA产品？

金总：市面上RPA产品确实比较多，而且最早其实并不是在中国开始推行，像很多来自美国、欧洲的一些产品在全球都做得还不错。说实话我在三四年前就知道RPA的概念了，也很好奇，就去申请了很多测试账号，我的总体感觉来说，因为我是个财务人，不是IT，所以就讲话语言来说，当时在看到有一些产品的时候会觉得很难理解，它的界面对我来说太技术了，所以我就停止这块的学习了。到后面我开始接触一些新的产品之后，我会发现市面上RPA产品的着眼点不一样，像我们选的德砺的巧力RPA，很大的不同就在于它是从需求端来了解需求的角度来做的这个产品，它说的语言是我们财务人能听懂、看懂的，是我们通常的一个使用Office的员工就能学会的，这也是为什么我选了这么一款简单易懂易学的产品。它变成每个人的小助手，真的可以把它当EXCEL、WORD、ERP系统，人手一个。

Q4：科世达报销的发票是通过扫描拍照进系统，由机器人判断科目做账吗？

答：现在我们的报销是通过一个集中的平台来预订商务活动，这个平台中内嵌了很多我们自己的报销规则在里面，所以当员工在平台中订酒店、打车等商务活动时公司直接进行支付，无需员工垫钱。现在在一些费控系统里面做了颠覆性的改变，把事后的审批变成事前的审批，将软控+硬控连接在一起，就可以把报销这件事情消灭掉，所以我们报销这件事情不是通过RPA来做的，而是通过一个平台，把报销这件事情消灭掉之后，然后我们的OA系统的记账是自动的，是这么一个模式。

Q5：请问按您的理解，用了机器人后，那财务和IT变成一种什么样关系呢?

金总：这个问题有点敏感，哈哈。应该这么说，我们财务和IT一直是一个互帮互助、互相促进的关系。以前我们财务在找IT完成一些自动化的时候，互相都不了解各自提到的需求是什么，需要IT和财务反反复复地开会，即使这样，做完一个自动化之后，效果也并不那么完美，这是一个传统的自动化模式。现在有了RPA机器人之后，都是财务自己完成财务流程的自动化，两者互相解决了刚提到的问题，节省双方因为沟通无效浪费的大量时间，IT也很开心看到我们财务自己做掉了一些自动化，减少了IT资源的耗费，把IT资源利用在了最有效的地方。

Q6：想问一下参与德砺培训的大部分都是咱们财务部同事吗？像您提到的RPA的应用场景中涉及到地财务部门、采购部门、物流部门等各个部门，那我们相应的培训是只限财务部门来参加吗？

金总：不是，德砺的RPA学社已经办了大半年，像很多公司第一批派来的是财务同事，回去之后，采购部同事、物流部同事都有兴趣，可能他们第二批派来的其他部门的同事。采购和物流的同事来了之后，虽然我们教的方法是侧重于模拟财务的一些操作，但是他们马上就触类旁通了，就自己画了自己的流程。我们RPA学社的培训应该是说面对所有对RPA比较感兴趣的、主要从事Office工作的同事。RPA可以模拟所有软件的每一次操作，基于这个理念，所以RPA在办公领域是通用的。

Q7：有个比较尖锐的问题，刚刚我们一直提到RPA的优点，想知道使用RPA是否真的效率高、零风险？目前科世达在使用过程中有遇到什么样的问题吗？

金总：Frankly speaking，肯定是遇到了一些问题的，而效率高当然是毋庸置疑的。但是还是跟应用度、应用范围有关系，我们现在的机器人，是让它变成每一个人的小工具，因为一旦产生风险，得有人负责，如果是变成全流程的自动化，这个时候是由IT来负责还是财务来负责？这个风险把控对财务来说不够严谨。我们科世达对于这块的解决方案是：谁的机器人由谁负责，谁使用的由谁负责。另外这个产品有个好的理念，它分为好多种文件夹，我画了一个流程可以选择保存在私人文件夹，也可以选择保存在公共文件夹，还可以选择放行（Release）文件夹（需要进行审核），有效控制风险。

Q8：能否分享如何向管理层争取RPA的费用预算？能否透露下RPA上线至今的大致费用是多少？

金总：我们选择RPA软件的标准，是要轻量级、性价比高。什么叫轻量级，就是我不希望它侵入我的系统，在和领导汇报、IT部门沟通的时候，会比较简单，不需要庞大的服务器，不用任何硬件的投入。同时在投入上，因为它是按照机器人的个数来算的，一个机器人大概是多少费用，最早的时候应该是购买了一个几万左右的套餐，基本上就可以满足我们初期学习的要求，等到后面我们都学会了，真的可以每个人都把流程画出来的时候，这个时候在往外铺开的时候，现在我们财务、控制、采购、物流在使用，这一些总体的费用基本上是十万左右可以达到人手一个机器人的程度。因为这个费用不高，在申请的时候，基本上没有任何障碍，因为在花几万买套餐的同时，我们已经给领导层验证了我们可以节约大量的时间和人力。